Оцифровка архивов: что это дает? Зачем переводить бумагу в электронный вид? Помогает ли это сократить затраты и повысить эффективность? Ждать или обратиться немедленно? Кому доверить? На вопросы корреспондента газеты "Кто строит в Петербурге" отвечает генеральный директор группы компаний «Параграф» — Евгений Харюков.

—  Чем отличается архив от простого хранения файлов на сервере?

-  В отличие от файлового сервера, на котором мы обычно храним электронные документы, электронное хранилище имеет дополнительную функциональность, позволяющую сделать процесс работы с документацией универсальнее. Это навигация, вариативность поиска из массива (по номерам, специальным обозначениям или ключевым словам), предварительный просмотр (не подразумевает трату времени на загрузку всего документа), версионность (возможность отследить историю изменения документа) и, конечно, безопасность.

—  Что дает перевод архивов в электронный вид?

-  Оцифровка архивов - промежуточный этап между бумажным и рынком электронного документооборота. Оцифровка документации является неким базисом для работы с документами в электронном виде. Причем просто оцифровать и «кинуть» на сервер - это лишь способ долгосрочного хранения документации: не пропадет и не сгорит. Но для того, чтобы работать с информацией осознанно, нужно, грубо говоря, упорядочить ее: во-первых, сохраняя в связанных иерархических структурах, списках, а во-вторых, это возможность быстро найти нужный документ, связать разные документы по определенному принципу. К примеру, это документы, которые сделал один проектировщик или один подрядчик, отдельный проект и так далее.

—  На ваш взгляд, когда «запустится» полномасштабный переход?

-  Думаю, осталось не больше года, и начнется или мода, или тотальное требование к наличию документов в электронном виде, это станет актуально. Сейчас время терпит, но те, кто начнет переходить сейчас, получат преимущество.

—  Стоит доверить оцифровку профессионалам или можно сделать это самим?

-  Самостоятельно можно сделать грубую вещь - сканирование документов, но создать упорядоченное хранилище документов, проиндексировать его и единую рабочую среду может только специализированный поставщик. Так или иначе, проектировщикам необходимо будет приобрести или арендовать хранилище, которое обеспечит полным функционалом по работе с этой электронной документацией. В России подобные хранилища представлены мало. По разным причинам: во-первых, рынок культурно не готов для этих решений, и поэтому компании-разработчики выставляют высокий ценник. Во-вторых, чтобы использовать эти решения хотя бы на 20% эффективности, технологический уровень компаний, IT-уровень должен быть увеличен в разы.

—  От чего зависит готовность установить электронный архив на предприятии?

-  В первую очередь, должно быть понимание того, как внедрение архива облегчит жизнь при поиске информации. Автоматический поиск будет занимать секунды. Уровень специалистов, работающих с электронным архивом, - обычные пользователи.

— Какие параметры могут повлиять на стоимость создания и установки электронного архива?

-  Нет предела совершенству. Проект электронного архива зависит от объема информации, от уровня надежности, секретности. Установка по времени займет от двух недель, все зависит от наличия электронных документов, их структурированности.

—  Каково дальнейшее развитие электронных архивов?

-  Следующий шаг - это проектная рабочая среда. Где информация хранится в безопасности, у каждого пользователя - участника среды индивидуальный уровень доступа. Основными пользователями проектной рабочей среды станут руководители, проектировщики, подрядчики, регулирующие организации, строительные площадки, все участники процесса. Это удобный круглосуточный доступ из любой точки мира.

Дата публикации: 17/12/2012 12:24

Дата последнего обновления: 17/12/2012 12:24